O modo como gerimos as tarefas a que nos propomos no nosso dia a dia, é aquilo a que habitualmente chamamos Gestão de Tempo.

Simplificando e sistematizando, o modo como gerimos as tarefas no tempo disponível depende sobretudo:

• Dos traços de personalidade de cada um de nós - características como a pontualidade, disciplina, determinação, foco, sentido prático, são altamente facilitadoras do processo;
• Das condicionantes internas – o estado de espírito e a energia de cada um de nós é flutuante ao longo do tempo. Há dias em que temos maior capacidade de concretização de tarefas por estar com mais energia e mais foco;
• Das condicionantes externas – a  quantidade e complexidade das tarefas a executar vão condicionar esta gestão. Maior número de tarefas, tarefas mais demoradas ou complexas obrigam a uma maior capacidade organizativa.

O processo requer planejamento: listar tarefas e priorizar é o primeiro passo para facilitarmos a gestão do nosso dia a dia. Para além de fazer listagens e estabelecer objetivos e prazos é também facilitador, quando aplicável, delegar tarefas e saber dizer não.

Sobretudo em alturas da vida em que as condicionantes externas são mais exigentes, seja por questões profissionais ou familiares, é conveniente socorrermo-nos de ferramentas que sejam facilitadoras do processo organizativo.

 Outras atitudes que podemos adotar:

• Evitar os excessos – manter apenas os itens necessários e evitar acumular;
• Aplicar a regra dos 2 minutos (de 1 a 5 minutos) – executar no imediato as tarefas que não nos ocupam mais do que este tempo, não as deixando acumular;
• Devolver os itens aos seus locais depois de os utilizar;
• Utilizar material organizador.

Como sempre, no processo organizativo, não existem modelos padronizados que garantam o sucesso, existem estratégias várias que podem ser exploradas por quem pretende ganhar capacidade organizativa.